تفکر سیستمی در سازمان به عنوان مجموعه ای از ابزار های تحلیلی، کارش را شروع کرد. اما بزرگترین دستاورد آن شاید ایجاد زبانی برای جست و جو، یادگیری و اقدامات جمعی باشد. به طور اصولی تفکر سیستمی در سازمان و در یک محیط گروهی به کار گرفته می شود تا افراد با یکدیگر بیاموزند؛ به همین خاطر دانش و فهم ایجاد شده فرای آن چیزی است که هر یک از اعضا به تنهایی می دانستند. فعالیت در گروه علاوه بر این که به ما کمک می‌کند تئوری و راه حل هایی بهتر خلق کنیم، پذیرش جمعی و تلاش بیشتر برای اجرایی شدن تصمیم های پیشنهادی را هم به همراه دارد.
سرفصل های مقاله:
- مراحل رشد سازمان ها و بحران های پیش رو در هر مرحله
- تفکر استراتژیک مؤلفه اصلی تفکر سیستمی در سازمان
- مزایای تفکر سیستمی در سازمان
- آسیب های تفکر سیستمی در سازمان
- سخن پایانی
دانش مدیریت در قرن جدید بیش از هر چیز، برای تغییر و تحول مستمر، اهمیت قائل است. سازمانی که با روند تغییرات همراه نباشد، محکوم به فناست. امروزه با وجود چالش های فراوان در فضای کسب و کار، اجرای فرایند های مدیریت استراتژیک بیش از گذشته برای سازمان ها ضروری است و بدون انجام آن برای بسیاری ازسازمان ها حتی ادامه بقا هم میسر نخواهد بود. از این رو، استفاده از روش های مختلف تفکر استراتژیک در کانون توجه سازمان ها و دانشگاه ها قرار گرفته است. قبل از هر چیز نیاز است تا با چرخه عمر و مراحل رشد سازمان و بحران های آن در هر مرحله آشنا شویم.
مراحل رشد سازمان ها و بحران های پیش رو در هر مرحله
یک سازمان یا سیستم از نقطه آغاز تا بلوغ مراحلی را طی می کند. بررسی این مراحل به شناخت بهتر ما از تفکر سیستمی در سازمان منجر می شود.
مرحله اول: ایجاد
در این مرحله، سازمان هنوز ایجاد نشده است و در حال شکل گرفتن است؛ زیرا در این دوره تاکید بر ایده ها و امکاناتی است که در آینده تحقق آنها محتمل است و نقش مدیریت منابع انسانی ظاهر نیست. در اولین مرحله اگر ایده ها مورد آزمایش و ارزیابی قرار نگیرند و سازمان آمادگی روبرو شدن با واقعیات را پیدا نکند، ممکن است قبل از تولد بمیرد و حیات نیابد که به آن «رابطه نا فرجام» می گویند.
مرحله دوم: طفولیت
در این مرحله بخشی از تعهدات شرکا یا مؤسسان سازمان به اجرا در می آید، حوزه های تخصصی رشد می کنند؛ همچنین ساختارهای رسمی سازمان به تدریج شکل می گیرد و نقش مدیریت منابع انسانی که وظایف مربوط به استخدام، آموزش و پرداخت حقوق و مزایا را دارد، ظاهر می شود. این دوره مدیریت در بحران است که در این حالت خلاقیت و نوآوری منابع انسانی کم کم، رنگ پیدا می‌کند.
مرحله سوم: رشد سریع
در این مرحله ایده های سازمان به عمل تبدیل شده و نقدینگی و حجم فعالیت سازمان متعادل می شود. در صورتی که تاکید بر ایجاد سیستم های اداری و ساختار سازمانی وجود نداشته باشد و مدیریت به صورت نهادی عمل نکند، عارضه ای به نام «تله بنیانگذار» بروز خواهد کرد. در این حالت است که نقش مدیریت حرفه ای ظاهر می شود و لزوم توجه به برخورد های حرفه ای به مدیریت منابع انسانی اهمیت پیدا می کند. در این مرحله کار آفرینی منابع انسانی نقش پر رنگی می یابد.
مرحله چهارم: بلوغ
در این مرحله که یکی از مشکل ترین مراحل دوره عمر سازمان است، سازمان مجدداً متولد می شود. تنوع وظایف، نوعی تمرکز و بخش بندی های منطقه ای را ایجاب می کند؛ در نتیجه نقش مشارکتی و آموزش های کار با گروه و فعالیت های گروهی برای منابع انسانی دارای اهمیت می شود، زیرا در این دوره اگر منابع انسانی نقش خود را به خوبی ایفا نکند، باعث خواهد شد تا یکی از بارز ترین مشکلات این مرحله یعنی صف آرایی افراد قدیمی در مقابل تازه وارد ها بوجود آمده و تضاد و بی ثباتی در اهداف سازمانی و ناهماهنگی در سیستم های جبرانی و تشویقی بوجود آید. با بوجود آمدن این عارضه مشکلاتی از قبیل موارد زیر را در پی خواهد داشت:
- ترک رهبری خلاق و مبتکر
- بحران تفویض اختیار
- دگرگونی در رهبری
- جابجایی اهداف
- پیری زودرس که باعث مرگ سازمان می شوند.
مرحله پنجم: تکامل
وجود سیستم های تخصصی و نهادی بودن دیدگاه و تفکر خلاق از مشخصه های این دوره می باشد. این مرحله را «یکپارچگی استراتژیک» می نامند. این مرحله نقطه بهینه از منحنی حیات سازمانی است که تعادل کامل بین کنترل پذیری و قابلیت انعطاف در سازمان وجود دارد. در این مرحله امور به خوبی پیش می رود. در این مرحله خلاقیت، ابتکار و نوآوری منابع انسانی اهمیت زیادی پیدا می کند تا از ورود سازمان به مراحل بعدی که مرگ را در پی دارند، جلوگیری شود. سازمان باید با استفاده از منابع انسانی مؤثر، توانایی برآوردن نیاز مشتریان را به طور مستمر دارا بوده و اگر سازمان انرژی حیاتی خود را افزایش ندهد و کارآفرینی نداشته باشد به سوی اولین مراحل مرگ گام بر می دارد.
مرحله ششم:ثبات
در این مرحله سازمان هنوز قدرتمند است و به تدریج قابلیت انعطاف پذیری خود را از دست می دهد. این مرحله نخستین دوره پیری در چرخه حیات سازمان است. نوآوری و شهامت کم رنگ شده و تضاد سلیقه در این دوره کمتر مشاهده می شود. در این مرحله می بایستی به کارکنان بخش تحقیق و توسعه توجه بیشتری شود. همچنین کار آفرینی منابع انسانی نیز بیش از پیش نمود می‌یابد. زیرا سازمان دارای موقعیتی با ثبات در بازار است و احساس خطر و فوریت در کار ها مشاهده نمی شود. سازمان در این دوره دارای سیستم ها، فعالیت ها، قابلیت های اداری و یکپارچگی دوره تکامل را دارا است و در صورتی که نتواند کارآفرینی را در سازمان با تحقیق و توسعه بوجود آورد، وارد مرحله بعدی و یک گام نزدیک شدن به مرحله مرگ می شود.
مرحله هفتم: اشرافیت
سازمان در این مرحله در اوج نقدینگی است. انجام امور تشریفاتی رواج پیدا می کند، وجوه در جهت سود آوری هزینه می شود و پول ها جهت کنترل سیستم و تشکیلات مصرف می شود. از مشخصه های این دوره، کاهش قابلیت انعطاف نسبت به مرحله پیش، رواج امور تشریفاتی و القاب هستند. در این مرحله کارکنانی که یادگیری مستمر داشته اند، نقش مهم و کلیدی خواهند داشت؛ زیرا کارها طبق روال گذشته با تأکید بر دستاوردهای گذشته صورت می گیرد و در صورت تأکید بر نوآوری در سازمان می توان از ورود به گام بعدی سقوط جلوگیری کرد. حتی می توان سازمان را به مراحل تکامل نزدیک کرد.
مرحله هشتم: بوروکراسی اولیه
در این مرحله، ویژگی‌های برجسته منابع انسانی نیز مانند مرحله قبل و انعطاف پذیری بیشتر، یادگیری مستمر و تأثیرگذار و کار آفرینی به میزان خیلی زیاد می باشد. از مشخصه های این دوره عبارتند از :
- سوءظن سازمان را فرا می گیرد.
- مدیران به جای رفع مشکل، به دنبال مقصر هستند.
- به مشتری مثل یک مزاحم می نگرند.
- همه انرژی سازمان برای حل تضاد ها و کشمکش های داخلی به کار می رود.
- بد گمانی ها نسبت به یکدیگر افزایش می یابد.
- اخراج نیروهای توانمند و یا ترک سازمان از سوی ایشان صورت می گیرد.
مرحله نهم: بوروکراسی
در مرحله بوروکراسی فعالیت های سازمان به پایین ترین حالت خود می‌رسد و هیچ گونه پیوستگی در کارها وجود ندارد. سازمان در هم ریخته و بی نظم است هر چند دارای سیستم های فراوان می باشد لیکن عملکرد ناچیزی دارد و نمی تواند منابع کافی خود را ایجاد کند. کاغذ بازی، وجود مقررات دست و پاگیر و باند بازی های سیاسی از دیگر مشخصه های این دوره می باشد. سازمانی که به این مرحله از عمر خود برسد، مطمئناً به کارکنان خود به عنوان یک منبع استراتژیک نگاه نکرده، اهمیت آنها را در نمی یابد. درنتیجه عملاً مدیریت منابع انسانی بایستی با آموزش های مداوم و یادگیری مستمر برای نیروی انسانی، آنها را به گونه ای چند منظوره و منعطف سازد که برای رویارویی با مشکلات هر مرحله از عمر سازمان، آمادگی داشته باشند.
مرحله دهم: مرگ
زمانی که سازمان نتواند نیاز های مالی خود را برآورده کند و همچنین نتواند با توجیه سیاسی امکان حمایت دولت را فراهم نماید، سازمان پا به این مرحله که مرحله مرگ می باشد می‌گذارد. اما آنچه که مهم می باشد این است که از استعاره زیستی برای چرخه عمر سازمان به عنوان مفهومی شناخته شده استفاده می شود. این در حالی است که مردن جزء لاینفک هر موجود زنده می باشد. لیکن برای سازمان این امر می تواند رخ ندهد؛ زیرا با استفاده از راهکارهای اجرایی مناسب و برخورداری از منابع انسانی متناسب با هر یک از دوره های عمر نه تنها می توان از مرگ سازمان جلوگیری نمود، بلکه می توان سازمان را به سمت مرحله تکامل سوق داده و در آن مرحله به طور مستمر ثابت نگه داشت.
ما باید به این نکته توجه کنیم که گرچه هر سازمانی می تواند رشد و توسعه پیدا کند و حتی تقسیم و تکثیر شود، اما لازمه آن طی کردن مراحل فوق است. اگر سازمان یکی از مراحل فوق را طی نکند و قبل از بلوغ بخواهد تکثیر شود یا قبل از طی کردن یک بحران در هر مرحله بخواهد به مرحله بعدی وارد شود، این سازمان و افت درون آن، کل اجزا را به سمت فروپاشی و از هم پاشیدگی سوق می دهند.
تفکر استراتژیک مؤلفه اصلی تفکر سیستمی در سازمان
تفکر استراتژیک یک فرآیند ذهنی است که از طریق خلاقیت و شهود، نمای یکپارچه ای از کسب و کار را در ذهن ایجاد می کند. در حقیقت به توانایی مدیران برای دیدن آینده و شناخت پویایی محیط و حضور اثربخش سازمان برای کسب موفقیت مستمر در طی زمان دلالت دارد. تفکر استراتژیک، از مؤلفه های تفکر سیستمی، تفکر مفهومی، فرصت طلبی هوشمندانه و آینده نگری تشکیل شده است.
تفکر سیستمی، یک رویکرد منحصربفرد برای حل مسئله است که در آن به مسائل مشخص به عنوان بخشی از سیستم های کلی نگاه می شود. تفکر سیستمی چارچوب مفهومی برای حل مسائل می باشد که از طریق تمرکز بر مشکلات در حین اجرا اتفاق خواهد افتاد. حل مسائل در این روش از طریق یافتن الگویی جهت افزایش درک سازمانی و توجه به مسئله حاصل می شود. نتایج بدست آمده از تفکر سیستمی به نحوه ایجاد سیستم بستگی دارد؛ زیرا تفکر سیستمی از روابط موجود بین قسمت های مختلف سیستم ایجاد می شود.
تفکر سیستمی شامل ویژگی های متعددی است که از آن جمله می توان به این موارد اشاره کرد:
- وابستگی متقابل بین اجزای سیستم
- کل نگری
- جستجوی هدف
- تبدیل داده ها به ستاده ها
- آنتروپی منفی
- بازخورد
- همپایانی، چندپایانی و هم افزایی
مطالعات اخیر نشان می دهد فقدان تفکر استراتژیک به عنوان یک کمبود اصلی در عملکرد سازمان ها خودنمایی می کند. تفکر استراتژیک نگاهی جدید به سازمان و روابط مرسوم و حاکم بر آن را ارائه می دهد و اثرات محیط و تغییرات آن را جدی می گیرد. به جای روش سنتی و ماشینی و بوروکراتیک در اداره سازمان ها، از طریق کشف فرصت های پنهان و بی رقیب با کمک ساختار های نوین و ابتکاری و تخصص محور، اداره سازمان را به عهده می گیرد.
سازمان هایی که با دیدگاه تفکر استراتژیک اداره می شوند، هم رضایت مشتری خارجی را مهم می دانند و هم رضایت کارکنان به عنوان مشتریان داخلی سازمان را در نظر می گیرند. این سازمان ها در برابر هر تغییر غیرمنتظره آمادگی لازم را دارند. در این میان دانشگاه ها و مراکز آموزشی به عنوان یک سازمان خدماتی و آموزشی بیش از سازمان های دیگر به تفکر استراتژیک نیاز دارند. این نوع تفکر، سازمان های آموزشی را یاری می دهد تا در تربیت به روز دانشجویان به خوبی عمل کنند.
مزایای تفکر سیستمی در سازمان
- هدف مشخص برای سازمان و ایجاد تعامل سازنده بین بخش های سازمان.
- مدیریت یکپارچه و هدفمند، رهبری مشخص و هدفگذاری معین برای اجزا.
- تقسیم کار تخصصی و پیشرفته میان بخش ها و واحدهای سازمان و تفویض اختیار منظم و از پیش تعیین شده.
- عبور از بحران های سازمان از جمله بحران رهبری، بحران استقلال، بحران کنترل و بحران بوروکراسی.
- کمک به حفظ دائمی و بقای سازمان و همچنین جلوگیری از کهولت و بی نظمی در سازمان.
- استفاده از اصل تضاد سیستم و افراد مختلف با هر شخصیت و رویکرد و توانمندی در جهت ایجاد تعامل در سازمان در راستای هدف مشترک.
- تفاوت رویکرد مدیر در نگاه به سازمان با عامه مردم و درک کلی از سیستم.
- رهایی از تفکرات سنتی در سازمان .
- ایجاد هم افزایی در سازمان با استفاده از ترکیب مضاعف و تصاعد هندسی مجموع توانایی های اعضای سازمان.
- کمک به رشد و بلوغ سازمان و آماده کردن سازمان برای تقسیم و تکثیر.
آسیب های تفکر سیستمی در سازمان
گرچه تفکر سیستمی در سازمان می تواند به رشد و توسعه آن یاری رساند و به طی کردن مراحل رشد و شناخت راه های بقای سازمان و واکاوی نیرو های گریز از مرکز و فروپاشنده سازمان کمک کند، اما آسیب ها و تهدیدهایی در اجرای تفکر سیستمی در سازمان وجود دارد که ممکن است ما را به بیراهه ببرد.
برخی از آن ها را با شما در میان می گذاریم:
۱- نگاه سیستماتیک ممکن است ما را بیش از حد به درگیری میان اجزا مشغول کند. با توجه به اثر پروانه ای و علت و معلول بودن هر اتفاقی، همه چیز را با هم مرتبط و درگیر بدانیم. مثلا اگر مشکلی در سازمان پیش بیاید به دنبال دلایل واهی و دشمن تراشی و فرافکنی باشیم به جای آن که دلیل اصلی را به شکل واقع بینانه کشف و درک کنیم.
۲- در تفکر سیستمی همیشه اثرات آنی را درک می کنیم و اکثرا بحث زمان و تغییرات تدریجی و تعاملات بلند مدت درک نمی شود. در سازمان ها و در بسیاری از سیستم ها درک تغییرات تدریجی وجود ندارد و مثل پختن قورباغه در آب جوش، مدیران با وجود تفکر سیستماتیک نمی توانند از بحرانها و مشکلات سازمان سردر بیاورند؛ در این وضعیت بهترین حالت وجود همیشگی مشاور بیرون از سازمان می باشد.
۳- دیگر آسیب و تهدید تفکر سیستمی در سازمان اشتباه پنداشتن رابطه علت و معلولی با همبستگی است! ممکن است بسیاری از تغییرات و مشکلات و ایرادات به واسطه همبستگی با یک موضوع باشد نه به واسطه علت و معلولی. مثلا اگر میزان فروش یک سازمان پایین آمده و میزان حضور بازاریابان هم کاهش یافته، دلیل کاهش فروش، کاهش ساعات حضور بازاریابان نیست و این دو موضوع با هم همبستگی دارند نه این که علت و معلول باشند و علت را باید در جای دیگر مورد بررسی قرار داد.
سخن پایانی
تفکر سیستمی در سازمان در پی این است که بتواند با نگاه سیستماتیک به سازمان و نگاه به سازمان به شکل یک سیستم پویا و فعال، اجزا را در کنار هم ببیند و از کلیه اجزا بخواهد به سمت هدف مشترک در حرکت و تعامل باشند. علیرغم وجود مزایای فراوان برای وجود تفکر سیستمی در سازمان باید بدانیم این نوع رویکرد نیز می تواند آثار و آسیب های متعددی به مدیریت و کلیت سیستم وارد کند. با علم به این موضوع و کاستن از آسیب های آن می توان باز هم با بهره گیری از این رویکرد، سازمان را به سمت تعالی و پیشرفت با هدفی مشخص و با تعامل سازنده میان اجزای سازمان پیش برد.
ثبت ديدگاه